自動回覆在我們的生活裡隨處可見，現在的人使用網路和社群平台的時間越來越長，遇到問題時，大家不再像以前一樣習慣打電話給客服，而是傾向透過官方客服平台傳送訊息或信件來解決問題。在這樣的情況下，商家與消費者之間來來回回的對話中，回覆的速度、語氣和正確性就顯得格外重要。
也因為這樣，「自動回覆訊息」就成為許多商家不可或缺的工具。無論是網站插件、LINE官方帳號、Facebook Messenger、Instagram商業帳號，設計一段好用又不失溫度的自動回覆訊息範本，不只能幫你省下不少時間，也能讓顧客感受到被重視。
圖片來源：Freepik
為什麼要設定自動回覆？
有時候當客服正忙線中或是已經下班，卻還是陸續有人傳訊息，這時候如果錯過回覆的時間，很可能會讓對方感受不好或是錯失機會，這時候如果有設定自動回覆功能就能解決這些問題。透過自動回覆訊息可以做到：
- 第一時間回應對方，提升好感度
- 明確告知回覆時間，讓人不會等得沒耐心
- 提前回答常見問題，減少來回訊息
自動回覆訊息該怎麼寫？
掌握幾個重點，對於撰寫自動回覆訊息有幫助。
1. 保持語氣友善
自動回覆不代表就要用很制式、官方的方式回覆，建議用口語化、溫暖一點的語氣，讓對方覺得舒服。
2. 提供明確資訊
回覆時間、聯絡方式、常見問題FAQ的連結或簡答，讓對方知道下一步可以怎麼做。
3. 根據情境客製內容
上班時間、非上班時間、假日、客服忙碌等狀況都可以設計不同自動回覆，讓訊息更貼近實際狀況。
實用自動回覆訊息範本
提供幾個常見的自動回覆訊息範本，可以依照需求做微調。
1.加入好友歡迎訊息
【名字】，您好！
感謝您成為【品牌名】的好友！
【客服時段】週一到週五10:00~18:00（不包含國定假日）
（可以先留言我們將依序回覆唷😊）
2.一般工作時間回覆範本
哈囉，感謝您的來訊！我們正在處理中，請稍等一下唷！
3.非上班時間範本
親愛的【名字】貴賓您好！
由於現在為非營業時間，暫無專人為您服務，我們將於營業時間 09:00～18:00 盡速確認並回覆訊息，還請您見諒，謝謝！
4.客服忙碌中範本
目前客服訊息量較多，會依序回覆，若有急件請來電 xxx-xxxxxxx，謝謝體諒。
5.詢問訂單進度
您好，我們已收到您的詢問，請提供訂單編號，我們會幫您查詢目前的處理狀況！
6.常見問題引導
您好，請問有什麼可以為您協助?
以下是常見問題協助您。若還有其他疑問，請稍候，小編等一下就會回覆您唷！
- 購物須知
- 付款方式
- 運送須知
- 退換和換貨說明
7.送貨狀態通知
親愛的顧客您好,您所訂購的產品已經出貨了:
貨運單號為:xxx-xxxxxxx. 您可以透過【連結】，查詢您貨物的運送狀態，謝謝。
歡迎您再次到【品牌名】購物，祝您購物愉快！
圖片來源：Freepik
自動回覆不只是讓工作更有效率的工具，它也代表著品牌的「第一印象」。不僅讓對方感受到你的效率與誠意，還能默默為你加分不少！如果你還沒設定，不妨從上面的自動回覆訊息範本開始試試看！
瞭解更多Lale公號打造行動官網：https://news.lale.im/_news/