近年企業工作模式快速改變，從過去固定在辦公室使用電腦作業，逐漸轉變為透過手機、平板等行動裝置完成工作。無論是即時溝通、簽核流程、會議通知、檔案傳輸，甚至跨部門協作，逐漸從固定的辦公環境轉而依賴通訊軟體完成。
這樣的改變雖然讓工作效率提升，但企業也開始面臨新的管理挑戰－資訊安全問題。許多企業仍習慣使用一般個人通訊軟體進行工作溝通，看似方便，卻可能讓公司資料暴露在缺乏管理與保護的環境中。對企業而言，真正需要的已經不只是「能溝通的工具」，而是一套能兼顧溝通效率、權限管理與資料安全的企業工作平台。
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企業在職場溝通中，正面臨哪些管理痛點？
1.工作與私人訊息混在一起
員工習慣用 LINE 、 WhatsApp 等個人通訊軟體處理公務，雖然方便卻忽略了這些通訊軟體並非為企業設計，缺乏企業所需的權限管理，當工作與私人訊息混雜在一起時，不僅資訊易分散，也容易增加外流風險。對企業來說，缺乏集中管理的職場溝通方式，也會讓後續追蹤與協作變得更加困難。
2.資訊缺乏保護機制，重要資料外流風險提高
企業每天都會透過通訊軟體傳送資料，例如設計圖、報價單、客戶資料、內部文件、合約書等，若沒有適當的保護機制，檔案可能被任意下載、轉傳或截圖，對企業而言都可能造成風險。一旦外流，公司營運、客戶信任與品牌形象都會造成影響。
3.外部協作需求增加，權限控管變得更複雜
企業不僅需要與內部員工溝通，還要與廠商、客戶、合作夥伴保持聯繫。但開放外部人員進入企業通訊軟體系統，如何限制可查看範圍、避免資料混亂、確保敏感資訊不會外洩，也是企業管理上的一大挑戰。
若缺乏完善的權限控管機制，在日常協作中就容易出現資訊管理漏洞。例如外部合作夥伴可能接觸到不該查看的內部內容，合作結束後帳號或群組權限也未即時移除，甚至隨著專案增加，群組與成員管理變得越來越混亂。許多資訊安全問題，其實不一定是遭受駭客攻擊，而是在日常工作流程中，缺少明確的管理與控管所造成。
4. 裝置與帳號管理難度提高
隨著企業逐漸導入行動化工作模式，也開始面臨裝置與帳號管理問題。像是員工使用私人手機登入工作系統、更換裝置後帳號仍維持登入狀態，或離職後未即時關閉存取權限等情況，都可能讓企業資料持續存在於難以掌握的裝置中，進而增加資訊外洩與管理風險。
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企業需要的不只是溝通工具，而是兼具管理與資安的企業通訊軟體
面對上述問題，企業真正需要的不只是一般通訊軟體，而是一套兼顧「溝通效率」與「資訊控管」的企業工作平台。企業即時通訊軟體 Lale EIM 便是依照企業辦公場景所設計，協助企業建立更安全、更有效率的職場溝通環境，不只能提升協作效率，也能降低資訊外流與管理混亂的風險。
以下也能從幾個實際應用情境，看見企業通訊軟體的重要性。
實際應用案例情境1：限制敏感資訊外流
業務團隊在群組中分享了一份包含客戶報價的 PDF，主管擔心文件被截圖或轉傳出去。當員工透過一般通訊軟體傳送重要文件時，就有資訊被隨意截圖或下載的風險。
使用 Lale EIM：
管理員可透過後台進行裝置設定。
1.禁止截圖：在使用期間封鎖截圖功能，避免企業內部對話、機密資料或敏感資訊被任意截圖保存與外流，降低非授權人員私下保存、分享或不當使用企業資訊的風險。
2.禁止下載：特定檔案僅能在線上查看，無法下載到個人裝置中，可降低重要文件被私自保存或外流的可能性，避免企業重要訊息遭到濫用。
3.限制副檔名：限制可傳送或接收的檔案格式，降低惡意程式、病毒或高風險檔案進入企業環境的機會，強化企業通訊軟體的資安防護能力。
4.檔案浮水印：在檔案中加入可識別的浮水印資訊，能追蹤檔案來源與使用者身分，協助企業掌握文件流向與異常使用情況，同時也能提醒員工更謹慎處理敏感資料與內部文件。
實際應用案例情境2：管理裝置與登入狀態
近日，一名曾任職於美國政府外包商的員工，在遭到公司解聘時，趁還有存取權限將96個美國政府資料庫刪除，並企圖刪除犯罪跡證 (資料來源：美政府外包商遭解僱員工被控刪除96個政府資料庫，還問AI如何刪除Log）。許多企業真正困擾的不是系統被駭，而是人員異動後，帳號與裝置仍能繼續使用。
使用 Lale EIM：
當人員離職或裝置異常時，管理者可以進入裝置管理功能，立即停止存取權限，降低企業資訊持續留存在個人設備中的風險。
1.強制登出裝置：強制登出特定帳號或裝置，可不允許此裝置再次登入。
2.限制特定裝置登入：綁定企業裝置，限制只有受信任的設備才能存取系統。
3.限制 QR code 登入：須持有已登入的裝置掃描才能使用，確保為被授權者本人。
4.查看裝置紀錄：可檢視公司人員的個人更換裝置紀錄，並透過裝置目前的狀態進行篩選。
實際應用案例情境3：限制敏感資訊外流
公司與外部廠商合作某個專案，將外部人員加入企業內部群組，但又不希望廠商人員看到與專案無關的重要內容。現在許多企業都需要與外部夥伴共同協作，往往易產生權限與資訊管理問題。
使用 Lale EIM 夥伴 APP：
Lale EIM 提供夥伴 APP 機制，可讓企業在維持協作效率的同時，仍保有權限控管能力，不需要犧牲資訊安全。
- 權限控管：所有外部夥伴，都是透過管理者建立好友後，才能與公司相關人員進行聯繫。
- 群組管理：群組需由內部成員建立與管理，外部夥伴即可利用群組溝通。
- 資安控管：資安限制可同步套用至夥伴 APP，像是禁止截圖、限制下載、限制附檔名、浮水印等設定，專案結束後立即刪除外部成員的存取權限，不留資安疑慮。
企業通訊軟體也需要驗證機制：MAS 資安檢測標章
除了功能與管理能力外，企業在選擇企業通訊軟體時，也會重視是否具備第三方資安驗證。Lale EIM 提供企業日常所需的資安管理機制外，亦通過行動應用 APP 資安 MAS 檢測標章。
MAS（Mobile Application Security）是針對行動應用 APP 的安全性進行檢測，確保企業資安無漏洞，包含：
1.穩定性：真實網路流量運作測試， 偵測 APP 穩定狀況
2.功能測試：所有安全防護相關功能完整測試
3.壓力測試：確保面臨大量網路封包或連線時，安全功能仍能保持正常運作
4.異常行為檢測：開啟服務或協定時，面臨不正常連線行為，仍能確保正常運作
對企業而言，MAS 不只是檢測標章，更代表該通訊軟體在行動資安上具備一定程度的安全性與可信度。
打造高效率且安全的企業溝通模式
在行動化工作逐漸普遍，企業需要的不只是提升溝通與工作效率，資訊安全也很重要。Lale EIM 不只是企業通訊軟體，更是協助企業建立管理權限與協作需求的重要角色，在行動化辦公的轉型過程中，能兼顧效率與管理需求：
1.降低資料外洩風險： 截圖限制、下載管控、浮水印等機制能大幅降低重要資訊因疏忽或惡意行為而外流的機率，企業的商業機密與客戶資料可以受到實體保護。
2. 強化帳號與裝置控管： 透過權限設定、裝置管理能夠即時掌握每個帳號的狀態，人員異動時可立即撤權，降低資訊外流與未授權存取風險。
3. 外部協作更順暢： 外部夥伴的權限設定讓企業可以安心與外部夥伴協作，做到協作與資訊安全的平衡。
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行動辦公已經是一種趨勢，在高效率的工作模式中，透過權限控管、裝置管理與資料保護功能，企業能降低敏感資訊外流與未授權存取的風險，讓內部溝通與檔案傳遞更安全。同時，企業也能依照不同部門、專案與合作需求，建立更清楚的群組與協作流程，避免資訊混亂與權限失控問題。
Lale EIM 提升工作效率外也建立更完善的資訊安全與管理制度，讓企業在行動化工作環境中，依然能維持安全且高效率。
- 瞭解更多Lale EIM企業即時通訊軟體： https://www.flowring.com/lale-eim/