舉辦線下實體活動時，最重要的準備工作就是要進行場勘，雖然只是個活動籌備的過程，但會直接影響到後續場佈的效率！以下分享4個在場勘時需要注意的細節，適用於各種大小活動，幫助大家能夠更準備得更完善。
一、硬體設備
硬體的範圍包含場地、舞台及桌椅大小，基本上須和場地單位確認電、插座、線和燈等規格，如使用場地現有設備，就必須得確認現場投影規格、投影設備的規格、音源設備等。若有需要輸出背板的需求，則需要量測活動現場舞台或入口處的尺寸，才有利於後續製作。
二、空間動線
動線除了考量參加者的進出便利外，也需要考量場地佈置時搬運物品時的空間是否足夠。確認參加者動線時，需確認從入口或停車場移動至會場時，是否有明確清楚的引導標示，並於邀請函製作地圖時標註上去，並考量活動當天是否需安排引導人員。場地佈置時，建議先找貨梯，並確認卸貨區的高度，以及運送過程中是否會遇到障礙物，迴轉半徑是否足夠，還有貨梯本身的尺寸，確保運送的設備能夠順利進出。
三、場地佈置
將硬體設備及空間動線確認後，就可以來決定場佈的方式，不論是舉辦室內外的活動，都要先將每個使用空間確認下來，例如舞台區、報到區、拍照打卡區等等，須將每個空間的大小尺寸確認，才能計算桌椅擺放的容納數量。另外，若有要輸出海報或背板，須預先規劃好擺放或黏貼的空間，如果是要懸掛大型宣傳氣球，則必須確認場地規範或限制，如何施工、可以懸掛的高度上限等等。
四、場地溝通
在活動場地場勘結束後，就可將以上遇到的疑問和場地單位進行溝通，不論是需要增減桌椅，或是想調整動線等等，若有疑問就可以在這個時候釐清，並確認所有費用支出、場地的驗收及復原。若在場勘時，發現場地既有的缺陷或破損，也可先用影像記錄下來，並將所有討論的內容整理，發出一封Mail給對方，保障雙方權益。
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